Zezwolenie na imprezę masową 2026 - jak zorganizować koncert w Olsztynie?

Impreza masowa to wydarzenie artystyczne, rozrywkowe lub sportowe, w którym uczestniczy określona minimalna liczba osób:

Przykłady imprez masowych:

• Koncerty plenerowe i halowe
• Festiwale muzyczne
• Mecze piłkarskie, żużlowe
• Duże festyny miejskie
• Imprezy sylwestrowe na rynku

Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych nie obejmuje niektórych wydarzeń:

Wyłączenia ustawowe

• Imprezy w teatrach, operach, kinach - przy wykorzystaniu miejsc siedzących
• Imprezy w szkołach i uczelniach - organizowane przez te instytucje
• Imprezy w zakładach pracy - dla pracowników i ich rodzin
• Imprezy sportowe dzieci i młodzieży - zawody szkolne
• Imprezy rekreacyjne - biegi, rajdy rowerowe (bez współzawodnictwa)
• Zgromadzenia publiczne - manifestacje, demonstracje
• Imprezy nieodpłatne - organizowane przez gminy poniżej progów

Ważne: Nawet jeśli impreza nie jest masowa w rozumieniu ustawy, może wymagać innych zezwoleń (zajęcie terenu, hałas, alkohol).

Organem wydającym zezwolenie na imprezę masową jest:

Właściwość miejscowa

• Wójt/burmistrz/prezydent miasta - właściwy ze względu na miejsce imprezy
• Dla imprez na terenie kilku gmin - każdy organ wydaje odrębne zezwolenie

Termin złożenia wniosku

Nie później niż 30 dni przed planowaną imprezą

Wyjątek: W uzasadnionych przypadkach termin może być skrócony do 14 dni.

Termin wydania decyzji

Organ wydaje zezwolenie lub odmowę nie później niż 7 dni przed imprezą.

Opłata skarbowa

82 zł - za wydanie zezwolenia na imprezę masową

Do wniosku o zezwolenie na imprezę masową należy dołączyć:

Dokumenty podstawowe

1. Wniosek z danymi organizatora i opisem imprezy
2. Graficzny plan obiektu/terenu z oznaczeniem:
• Dróg ewakuacyjnych i punktów pomocy medycznej
• Punktów gastronomicznych i sanitariatów
• Lokalizacji służb porządkowych
3. Regulamin imprezy i regulamin obiektu
4. Program i scenariusz imprezy
5. Instrukcja postępowania w przypadku pożaru

Opinie służb

1. Opinia Policji - bezpieczeństwo i porządek
2. Opinia Państwowej Straży Pożarnej - zabezpieczenie p.poż.
3. Opinia pogotowia ratunkowego - zabezpieczenie medyczne
4. Opinia Sanepidu - wymogi sanitarne

Uwaga: Opinie muszą być wydane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed imprezą.

Organizacja imprezy masowej wymaga przejścia określonej procedury:

Krok 1: Przygotowanie (min. 2-3 miesiące przed)

• Wybór miejsca i terminu
• Kontakt z właścicielem/zarządcą obiektu
• Przygotowanie planu bezpieczeństwa
• Zawarcie umów z firmami ochroniarskimi i medycznymi

Krok 2: Zbieranie opinii (ok. 45 dni przed)

• Złożenie wniosków o opinie do służb
• Oględziny obiektu przez służby
• Otrzymanie pisemnych opinii

Krok 3: Złożenie wniosku (30 dni przed)

• Kompletowanie dokumentów
• Złożenie wniosku w urzędzie
• Opłata skarbowa 82 zł

Krok 4: Postępowanie (30-7 dni przed)

• Weryfikacja dokumentów przez urząd
• Ewentualne wezwanie do uzupełnień
• Wydanie decyzji

Krok 5: Realizacja

• Wdrożenie planu bezpieczeństwa
• Współpraca ze służbami w dniu imprezy

Organizator musi zapewnić odpowiednie zabezpieczenie:

Służby porządkowe

Zabezpieczenie medyczne

• Punkt medyczny na terenie imprezy
• Karetka pogotowia (przy większych imprezach)
• Ratownicy medyczni w liczbie uzgodnionej z pogotowiem

Zabezpieczenie przeciwpożarowe

• Sprzęt gaśniczy w wyznaczonych miejscach
• Drożne drogi ewakuacyjne
• Oznaczone wyjścia ewakuacyjne

Identyfikatory i bilety

• System identyfikacji uczestników (przy imprezach podwyższonego ryzyka)
• Bilety imienne (mecze piłkarskie ekstraklasy)

Niektóre imprezy klasyfikowane są jako imprezy podwyższonego ryzyka:

Kiedy impreza jest podwyższonego ryzyka?

• Mecze piłki nożnej z udziałem drużyn o rywalizujących kibicach
• Imprezy z udziałem osób o wrogim nastawieniu
• Historia incydentów na podobnych imprezach
• Specyfika imprezy zwiększająca ryzyko (alkohol, kontrowersyjne treści)

Dodatkowe wymogi

• Zwiększona liczba służb porządkowych
• Obowiązkowy system identyfikacji uczestników
• Możliwość weryfikacji tożsamości na wejściu
• Monitoring z możliwością nagrywania
• Zakaz sprzedaży alkoholu (możliwy)

Kwalifikacja

O uznaniu imprezy za podwyższonego ryzyka decyduje organ wydający zezwolenie na podstawie opinii Policji.

Organ może odmówić wydania lub cofnąć zezwolenie:

Odmowa wydania zezwolenia

Gdy:

• Negatywna opinia Policji, PSP, pogotowia lub Sanepidu
• Niekompletna dokumentacja (mimo wezwania)
• Organizator nie daje rękojmi bezpiecznego przeprowadzenia
• Wcześniejsze naruszenia przepisów przez organizatora

Cofnięcie zezwolenia

Możliwe nawet po wydaniu, gdy:

• Organizator nie wykonuje warunków zezwolenia
• Ujawniono okoliczności zagrażające bezpieczeństwu
• Zmienił się charakter imprezy

Przerwanie imprezy

W trakcie trwania imprezę może przerwać:

• Przedstawiciel organu wydającego zezwolenie
• Policja lub Straż Pożarna - przy bezpośrednim zagrożeniu

Odwołanie

Od decyzji odmownej przysługuje odwołanie do samorządowego kolegium odwoławczego w terminie 14 dni.

Organizacja imprezy masowej wiąże się z kosztami:

Ubezpieczenie OC

Organizator imprezy masowej musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom.

Kary za brak zezwolenia

Organizowanie imprezy masowej bez zezwolenia:

• Kara grzywny
• Kara ograniczenia wolności
• Kara pozbawienia wolności do 8 lat (jeśli doszło do śmierci lub ciężkiego uszczerbku)

Sprawy związane z podatkiem od nieruchomości załatwisz w:

Wydział Podatków i Opłat Lokalnych

Urząd Miasta Olsztyna
Pl.Jana Pawła II 1
10-101 Olsztyn

Godziny pracy: pn-pt 7:30-15:30

Kontakt

• Telefon: (89) 5273111
• E-mail: kancelaria.ogolna@olsztyn.eu
• ePUAP: /urzadmiastaolsztyn/skrytkaESP

Przez internet

Większość spraw możesz załatwić online przez platformę ePUAP z użyciem Profilu Zaufanego:

• Złożenie deklaracji IN-1/DN-1
• Wniosek o zaświadczenie o niezaleganiu
• Odwołanie od decyzji
• Wniosek o rozłożenie na raty